Lista de Documentos Requeridos

Antes de solicitar asistencia de la SBA como el Programa de Protección de cheques de Pago (PPP), el Préstamo para Daños Económicos por Desastre (EIDL), reclamos de seguro o aprovechar las becas y préstamos, tendrá que completar formularios y pruebas de elegibilidad. 

Antes de llenar cualquier formulario o solicitud en línea, recopile los siguientes documentos; esto acelerará el proceso de solicitud. De manera óptima, deben estar en línea para que pueda cortar, pegar y/o adjuntar:

  • Declaraciones de impuestos y otros documentos fiscales del último año
  • Documentación de ventas de los últimos dos años
  • Cuenta de ganancias y pérdidas mensuales: continúe las cuentas durante el periodo de la epidémica
  • Estado de cuenta
  • Poliza de seguro
  • Documentos de arrendamiento o título de propiedad
  • Documentación de nómina
  • Documentación de inventario
  • Gastos de inversión desde 2017
  • Recibos de un servicio mensuales desde 2019
  • Contratos por eventos de clientes, cancelados y abiertos

Monitorizar

Para documentar las pérdidas de su negocio debido a la pandemia de coronavirus, debería seguir cada detalle de su negocio para poder compararlo con el negocio que ha hecho en el pasado. 

  • Crea una hoja de cálculo con Excel, Open Office o Google Sheets
  • Crear categorías pertinentes a su negocio:
    • Costos de nómina y modificaciones de nóminas anteriores (cambios en salarios por horas, primas/beneficios de atención médica, indemnización,etc)
    • Cambios en el número de empleados (despidos, permisos, horas reducidas, etc)
    • 1099 formularios para contratistas independientes o empleados de 2019 que de otro modo serían empleados en 2020
    • Cambios en el inventario (reducción en cantidades/entregas, cambios en los precios, alimentos que donó, cancelaciones debido al deterioro, inventario de reemplazo, pérdida de cualquier descuento por compras a granel, sustituciones de ingredientes/suministros y escasez, etc)
    • Cambios de proveedores ( cambios en los contratos de proveedores, cambio de proveedores)
    • Cambio en el conteneo de tráfico
    • Cambio en el horario de atención
    • Cambio en los servicios prestados (por ejemplo, para un menú de restaurante y precios de menú)
    • Costos de marketing/ publicidad/ promocion
    • Perdió ingresos de eventos especiales/estacionales (por ejemplo, ventas al aire libre planificadas en un mercado que no pudo abrir)
    • Gastos de envío /gastos de transporte si realizo entregas directamente a clientes 
    • Compra de equipo especial
    • Gastos de limpieza (especialmente para seguir los protocolos de COVID-19)
    • Ajustes de pagos de hipoteca o arrendamiento o condonación
    • Servicios profesionales (gastos legales, contables, de consultorio, etc)
  • Retroceda al primer día que tuvo que cerrar o cerrar parcialmente y cambiar a todos los servicios fuera del local; recrea los pasos que tomó lo más cerca posible.
  • Registre todo a diario, como una entrada en el diario o el registro de un capitán; Se meticuloso y delicado. En una semana no recordarás lo que pasó esta semana; en un mes, los detalles serán borrosos.
  • Haga que un tercero independiente, su contador o contable, verifique los documentos financieros mensualmente y los certifique.

 

No se le Olvide

Prepara una narrative. La documentación financiera es crítica, pero no es la única documentación que se debe mantener. Escriba la historia de su pérdida y mantenga documentación contemporánea sobre como se ve afectado; esto fortalecerá su paquete de reclamo. 

Se necesita documentacion para corroborar cualquier reclamo por pérdida de ventas o clientes, o gastos adicionales incurridos durante el periodo de crisis. 

El seguimiento de las tendencias de ventas, los ciclos comerciales y los periodos de ventas especiales ( por ejemplo, feriados) antes y después del evento perjudicial es importante para demostrar las pérdidas relacionadas.

Es posible que desee considerar suscribirse a un servicio de firma en línea como Docusign o otros servicios notariales.