Antes de solicitar asistencia de la SBA como el Programa de Protección de cheques de Pago (PPP), el Préstamo para Daños Económicos por Desastre (EIDL), reclamos de seguro o aprovechar las becas y préstamos, tendrá que completar formularios y pruebas de elegibilidad.
Antes de llenar cualquier formulario o solicitud en línea, recopile los siguientes documentos; esto acelerará el proceso de solicitud. De manera óptima, deben estar en línea para que pueda cortar, pegar y/o adjuntar:
- Declaraciones de impuestos y otros documentos fiscales del último año
- Documentación de ventas de los últimos dos años
- Cuenta de ganancias y pérdidas mensuales: continúe las cuentas durante el periodo de la epidémica
- Estado de cuenta
- Poliza de seguro
- Documentos de arrendamiento o título de propiedad
- Documentación de nómina
- Documentación de inventario
- Gastos de inversión desde 2017
- Recibos de un servicio mensuales desde 2019
- Contratos por eventos de clientes, cancelados y abiertos
Monitorizar
Para documentar las pérdidas de su negocio debido a la pandemia de coronavirus, debería seguir cada detalle de su negocio para poder compararlo con el negocio que ha hecho en el pasado.
- Crea una hoja de cálculo con Excel, Open Office o Google Sheets
- Crear categorías pertinentes a su negocio:
- Costos de nómina y modificaciones de nóminas anteriores (cambios en salarios por horas, primas/beneficios de atención médica, indemnización,etc)
- Cambios en el número de empleados (despidos, permisos, horas reducidas, etc)
- 1099 formularios para contratistas independientes o empleados de 2019 que de otro modo serían empleados en 2020
- Cambios en el inventario (reducción en cantidades/entregas, cambios en los precios, alimentos que donó, cancelaciones debido al deterioro, inventario de reemplazo, pérdida de cualquier descuento por compras a granel, sustituciones de ingredientes/suministros y escasez, etc)
- Cambios de proveedores ( cambios en los contratos de proveedores, cambio de proveedores)
- Cambio en el conteneo de tráfico
- Cambio en el horario de atención
- Cambio en los servicios prestados (por ejemplo, para un menú de restaurante y precios de menú)
- Costos de marketing/ publicidad/ promocion
- Perdió ingresos de eventos especiales/estacionales (por ejemplo, ventas al aire libre planificadas en un mercado que no pudo abrir)
- Gastos de envío /gastos de transporte si realizo entregas directamente a clientes
- Compra de equipo especial
- Gastos de limpieza (especialmente para seguir los protocolos de COVID-19)
- Ajustes de pagos de hipoteca o arrendamiento o condonación
- Servicios profesionales (gastos legales, contables, de consultorio, etc)
- Retroceda al primer día que tuvo que cerrar o cerrar parcialmente y cambiar a todos los servicios fuera del local; recrea los pasos que tomó lo más cerca posible.
- Registre todo a diario, como una entrada en el diario o el registro de un capitán; Se meticuloso y delicado. En una semana no recordarás lo que pasó esta semana; en un mes, los detalles serán borrosos.
- Haga que un tercero independiente, su contador o contable, verifique los documentos financieros mensualmente y los certifique.
No se le Olvide
Prepara una narrative. La documentación financiera es crítica, pero no es la única documentación que se debe mantener. Escriba la historia de su pérdida y mantenga documentación contemporánea sobre como se ve afectado; esto fortalecerá su paquete de reclamo.
Se necesita documentacion para corroborar cualquier reclamo por pérdida de ventas o clientes, o gastos adicionales incurridos durante el periodo de crisis.
El seguimiento de las tendencias de ventas, los ciclos comerciales y los periodos de ventas especiales ( por ejemplo, feriados) antes y después del evento perjudicial es importante para demostrar las pérdidas relacionadas.
Es posible que desee considerar suscribirse a un servicio de firma en línea como Docusign o otros servicios notariales.